Conciliação bancária: O que é? Saiba como fazer passo a passo

A conciliação bancária é um processo que faz parte da gestão financeira de uma empresa e têm o objetivo de garantir que as finanças empresariais estejam em dia.    Ou seja, se você é um empreendedor e não sabe o que é uma conciliação bancária, cuidado! Provavelmente, você está perdendo dinheiro! Aprenda neste conteúdo tudo o que você precisa saber sobre este procedimento financeiro obrigatório para empresas de todos os portes: pequenas, médias e grandes.   Boa leitura!  

O que é conciliação bancária?

A conciliação bancária é a ação de fazer a conferência das movimentações das contas bancárias de sua companhia, comparando-as com o controle de finanças interno da empresa.   Ela é usada principalmente para que tenha-se uma boa inspeção interna da saúde financeira do negócio, verificando se existem erros de anotações, de reporte, de dados e muito mais.   De outra maneira mais simples de dizer, ela é uma confirmação do saldo bancário, dos lançamentos - tanto de entrada e saída -, e das datas que aconteceram, para assim, confirmar se são iguais aos extratos do banco.  

Para que serve conciliação bancária?

A conciliação bancária é usada para verificar casos de inconsistência de dados no setor financeiro de uma empresa, assim, é possível confirmar se o saldo disponível é igual ao do registro interno.   Esse controle é essencial para que se possa:

• Identificar potenciais fraudes internas;
• Ter mais controle de todas as movimentações financeiras;
• Certificar-se de um saldo bancário mais confiável;
• Melhorar o planejamento do orçamento;
• Ter uma previsão de fluxo de caixa mais assertiva.

Por isso, se você ainda não possui essa ação dentro de sua companhia, é primordial que comece quanto antes a aplicá-la.  

Qual a diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa?

É importante compreender que ambas são complementares para um negócio, porém, tem grandes diferenças entre si. Confira abaixo:

• Conciliação bancária é dependente do fluxo de caixa: o fluxo de caixa tem o acompanhamento de todas as operações bancárias que estão acontecendo no empreendimento, enquanto a conciliação bancária verifica se há consistência entre essas movimentações com o saldo ali presente;
• A conciliação bancária aprimora o fluxo de caixa: a conciliação é usada para verificar a transparência das informações ali prestadas no fluxo de caixa, onde é possível identificar possíveis falhas, corrigindo-as nesse caso;
• A frequência é diferente: o fluxo de caixa deve ser realizado e verificado de forma constante, enquanto a conciliação bancária geralmente acontece em formas mensais, principalmente por exigir mais atenção.

Entendeu? Uma é primordial para que o correto funcionamento da outra aconteça sem demais problemas.   Ainda assim, é de extrema importância que também confira o conteúdo completo sobre como funciona o fluxo de caixa, já que são relatórios complementares.  

Importância da conciliação bancária

O processo da conciliação bancária usa da comparação física por entre todos os valores existentes nas contas bancárias da empresa, aplicando assim o controle financeiro de toda a companhia.   Esse é um processo importante para que demais decisões da empresa sejam tomados, desde empréstimos, próximos projetos, criar um planejamento estratégico, dar descontos e muito mais.   A empresa que não faz conciliação bancária abre brechas para fraudes, além de perder o controle das finanças do negócio. Justamente por conta disso que o procedimento que serve como uma auditoria deve ocorrer com regularidade.  

Documentos para fazer conciliação bancária

Os documentos primordiais para que se possa fazer uma conciliação bancária com precisão são:

• Comprovantes de pagamentos;
• Notas fiscais;
• Boletos bancários;
• Extratos bancários.

Tenha organização diariamente e assim, terá uma conciliação bancária de muito sucesso.   Para garantia de que consiga fazer a conciliação bancária de forma rápida e automatizada, garanta que a contabilidade ou setor administrativo da sua empresa tenha processos rigorosos para a documentação de arquivos e prestação de contas por meio de sistemas CRM ou planilhas.  

Como fazer conciliação bancária passo a passo

Não sabe exatamente como fazer a conciliação bancária de sua companhia? Confira abaixo o passo a passo simplificado e compreenda melhor como funciona o processo:  

1. Use uma planilha para fazer prestação de contas

Primeiramente, você deve ter uma planilha da qual seja de fácil acesso para todas as pessoas que vão utilizá-la.   Lá, devem ser lançadas todas as movimentações de entradas e saídas financeiras, além das informações de quem são as contas bancárias em questão.   Nesse caso, alguns exemplos de movimentações que devem ser registrados, são:

• Tarifas bancárias;
• Pagamento de fornecedores;
• Recebimentos de clientes;
• Pagamento de empréstimos de bancos;
• Pagamento dos funcionários;
• Impostos.

2. Verifique o saldo 

Depois disso, é preciso conferir se o saldo inicial e final do controle tanto interno e dos saldos ali contidos no extrato são condizentes.  

3. Crie gráficos e indicadores

Agora, é primordial que você use essas informações a seu favor e crie gráficos e indicadores de desempenho que possam ser acompanhados conforme o período traçado.   Assim, você pode sempre verificar quais foram os aumentos, as quedas, os problemas e muitas outras mudanças ali inseridas, acompanhando cada vez mais de perto a saúde financeira da sua empresa.  

4. Use uma plataforma automatizada e agilize o processo

Existem várias plataformas automatizadas que podem auxiliar a sua conciliação bancária, que são:

• Gestão Click;
• Vindi;
• Iugu;
• Concil Card;
• Controlle.

E muito mais. Mas, porque usá-los? Veja as razões abaixo:

• Ela mesmo faz a emissão de boletos;
• Assim como a baixa dos boletos, trocando arquivos digitais entre o banco e o sistema;
• Da mesma forma como realiza a conferência de saldos entre recebidos e pagamentos;
• Verifica possíveis divergências, identificando e automatizando o processo de correção;
• Por fim, realiza o fechamento do período, comparando o extrato bancário com o saldo do sistema.

Assim, é quase impossível liquidar uma receita com data retroativa, o que potencializa a segurança da equipe financeira e de todos os processos realizados.   Mas, é claro que não adianta ter uma possibilidade de automatizar o processo de conciliação bancária se você não entender os relatórios e dashboards que os softwares geram.   Por isso, o primeiro passo é justamente entender para que serve esse processo e como funciona o princípio básico de conferência de contas.   Assista o episódio de podcast a seguir e saiba mais sobre como funciona a conciliação bancária e controle de uma das empresas de Marcelo Germano: https://youtu.be/HULagEvUJcI [su_button url="https://www.youtube.com/c/EmpresaAutogerenci%C3%A1vel?sub_confirmation=1" target="blank" style="glass" background="#ec0025" color="#ffffff" size="8" center="yes" radius="round" icon="icon: youtube-play"]Inscreva-se no canal[/su_button]

Quando fazer conciliação bancária?

Ela deve ser feita com frequência dentro de uma empresa, somente assim é possível obter cada vez mais segurança e controle das ações financeiras que estão ali sendo aplicadas.   Por isso, comece o quanto antes a realizar essa aplicação em conjunto com seu fluxo de caixa, você verá que sua equipe financeira terá muito mais parâmetro e planejamentos mais concretos para o futuro de seu negócio.  

Quem deve fazer conciliação bancária na empresa?

A pessoa responsável pela conciliação bancária dependerá do tamanho da empresa.   Para aquelas de menor porte, é indicado que o comandante faça essa responsabilidade até que delegue a ação para outra pessoa.   Enquanto isso, aquelas companhias com mais funcionários podem ter um contador ou uma pessoa específica do financeiro para tomar conta dessa atividade.   Independente de quem assumirá a responsabilidade, o mais importante é que a empresa tenha um processo padrão a ser seguido e use adequadamente as informações deste relatório para tomar decisões mais assertivas.   Se você gostou desse conteúdo, não deixe de compartilhar com outros comandantes que podem estar precisando desse conhecimento dentro de sua empresa!   Envie agora mesmo para demais empresários que têm dificuldades com as finanças da empresa, além de seguir Blog da Empresa Autogerenciável para ficar sempre muito bem informado!