Aprenda Como Fazer uma Reunião Eficiente

Será que você sabe o que é uma reunião eficiente?   Para mim, a reunião eficiente é aquela que, quando termina, traz mais clareza para todos os envolvidos.   Além disso, eu acredito que não existe gestão sem reuniões.   Porque se você quer fazer uma gestão eficiente, precisa olhar os indicadores.   Afinal, não se pode gerir o que não está sendo medido.   Mas não adianta nada apenas olhar os indicadores...   Com base no que os números apresentam, você precisa tomar decisões...   Essas decisões são baseadas em ideias de melhorias...   E onde essas ideias surgem?   Nas reuniões.   Se você ainda está um pouco confuso sobre a verdadeira importância das reuniões em uma empresa, não se preocupe.   Eu vou te explicar.   Vamos lá!  

O que NÃO é uma reunião eficiente?

  Em primeiro lugar, vamos entender o que NÃO é uma reunião efetiva:   Se depois da reunião, cada colaborador vai para um lado...   Voltam a fazer suas atividades normais...   Nenhum plano é executado e nada muda...   Isso quer dizer que a reunião foi ineficiente.   Ou seja, não adiantou nada.   E o que acontece depois disso?   O dono da empresa fica frustrado.   Porque ele acha que as coisas vão acontecer, mas nada acontece.   Outra situação que acontece quando reuniões ineficientes são feitas com frequência:   O colaborador também fica frustrado.   Ele começa a enxergar a reunião como um desperdício de tempo, algo chato, onde todo mundo “fala, fala, fala, mas ninguém faz nada”.   E quando um colaborador perde o interesse na reunião, ele não vai mais ter ideias de melhorias...   O que significa que não existe mais nenhum motivo para a reunião acontecer.  

O segredo da reunião efetiva

  Eu já falei muitas vezes que não acredito em sorte.   Acredito em meta, plano de ação e execução do plano de ação.   Mas afinal, o que é um plano de ação?   É abrir uma ação, uma iniciativa.   Por exemplo:   Vamos supor que o índice de churn da sua empresa está muito alto.   O que é o churn? É o indicador que mostra quantos clientes cancelaram o produto, pedido ou serviço que o seu negócio oferece.   Então, você está em uma reunião com os gerentes da sua empresa e analisa que o churn está muito alto.   Em seguida, faz a pergunta que vai instigar os seus colaboradores a pensarem em soluções:   “O que podemos fazer para diminuir o churn da empresa?”   A partir dessa pergunta, os colaboradores vão ter ideias para resolver esse problema.   Mas o que deve acontecer com essas ideias?   Em consenso, decida qual ideia a empresa vai aplicar.   Por exemplo:   “Para diminuir o churn, podemos melhorar a nossa área de membros. Dessa maneira, o cliente vai ter uma experiência ainda melhor”   Pronto, aí está o seu plano de ação.   Porém, elaborar um plano de ação não vai mudar nada.   O que vai causar a mudança é a execução do plano de ação.   E como garantir que o plano que surge em uma reunião vai ser executado?  

A ata

  Você precisa de uma ata.   Quando você tem uma ata da reunião, você tem uma pessoa responsável pela ata.   E aquela pessoa vai abrir uma ação, descrever ela e colocar a data de início ou a data final.   É assim que você garante a execução dos planos de ações que surgem em reuniões.   Mas lembre-se:   A ata só vai funcionar se a cultura da sua empresa for de comprometimento e de entrega de resultados.   Todas os colaboradores da sua empresa – inclusive você, o dono – precisam ter a seguinte mentalidade:   “Aqui não aceitamos atrasos. Aqui só aceitamos entregas dentro do prazo”.   Porque se você começa a ter muito atraso, isso é sinal de que as pessoas não estão levando o assunto à sério.   Nem mesmo o próprio dono da empresa.   Se você precisa de ajuda com a gestão da sua empresa, venha participar do Programa EAG!