Empresários de família: torne suas reuniões produtivas

Reuniões costumam ser polêmicas em uma gestão empresarial, mas tudo irá depender da forma em que elas são conduzidas. 

Infelizmente, muitos donos de empresa ainda não sabem como gerir uma reunião eficiente e que realmente dê resultados para o negócio. Por isso, reuniões acabam virando palestras ou existem aquelas que poderiam ter sido um simples e-mail.

Mas neste texto, eu, Marcelo Germano, fundador do EAG - Empresa Autogerenciável, vou mostrar a você como fazer uma reunião efetiva, principalmente em uma empresa familiar. E você vai ver, Comandante, como isso fará toda a diferença na prospecção de resultados e no crescimento do seu negócio.

Vamos lá? Boa leitura e mãos à obra!

O que são reuniões ineficientes?

São aquelas que não chegam a nenhum plano de ação. Sabe quando uma pessoa fica “palestrando” por muito tempo e não chega a lugar nenhum? É exatamente isso o que acontece em uma reunião ineficiente, e ela é considerada um grande problema porque: 

• suga a energia dos envolvidos;
• desperdiça o tempo que poderia ser gasto com execução;
• demonstra que os envolvidos não estão alinhados na mesma página; 
• e pode levar a brigas por ego, que prejudicam ainda mais o funcionamento e o crescimento daquela empresa. 

Como elas atrapalham a gestão de uma empresa familiar?

Uma empresa familiar, por si só, está sujeita a enfrentar desentendimentos e discussões entre diretores e/ou sócios que sejam pais e filhos, irmãos, primos, entre outros graus de parentesco. Isso está totalmente relacionado ao que eu falei neste vídeo.

Porém, essas discussões podem se tornar um grande problema se elas ocorrerem durante as reuniões e, pior, se elas tomarem todo o tempo. Assim, ninguém vai solucionar nada, todos vão sair estressados e as relações profissionais (e até mesmo pessoais) ficam um pouco mais comprometidas. 

E se essas reuniões improdutivas e cheias de brigas se tornarem cada vez mais frequentes, elas podem comprometer completamente a gestão empresarial desse negócio e levar a empresa para um buraco sem fundo.

Como resolver o problema? 

Fazendo reuniões produtivas. Ou seja, ao final do encontro, todos devem estar alinhados sobre o que precisa ser feito e saírem com um plano de ação. Ela é a decisão do que deve ser feito para resolver os problemas que cercam aquele negócio, e todos os envolvidos terão que cumprir com a sua parte ao longo dos próximos dias. Isso fará a discussão e a reunião valerem a pena.

Como fazer reuniões produtivas?

Uma reunião produtiva tem hora para começar, para acabar e um objetivo específico. Caso contrário, é melhor nem ter reunião.

Se você já tiver esses três elementos, então continue lendo e veja qual é o passo a passo de uma reunião produtiva e eficiente, que deve envolver os seus sócios (como os pais, irmãos e primos) e, também, a sua equipe.

Vale lembrar que todos os exemplos que estão sendo dados aqui se referem a uma reunião semanal. 

1) Mostre o que é uma reunião eficiente e o que é uma ineficiente

Primeiramente, é importante deixar todo mundo alinhado e consciente sobre a diferença entre esses dois termos. E uma forma de fazer isso é procurar textos (como este) que falem sobre reuniões ineficientes e eficientes e mandá-los para todos os envolvidos. 

Dessa forma, os seus sócios e a sua equipe mudarão o modelo mental e terão a ciência de que precisam fazer e participar de uma reunião eficiente. 

E lembre-se: para ser considerada eficiente, uma reunião deve ser focada em elaborar planos de ação, ou seja, o que precisa ser feito durante a semana para alcançar determinados objetivos. 

2) Comece pelo o que aconteceu na semana anterior

É importante visualizar as métricas da semana anterior, porque, dessa forma, vocês conseguem direcionar qual será o foco da equipe na semana seguinte. 

3) Faça registros

Em toda reunião, é importante ter uma pessoa (que pode ser um “secretário”) para anotar a ata e os planos de ação em uma planilha. Esses planos precisam indicar a pessoa responsável pela ação e qual é o seu prazo de entrega.

Esses registros são importantes, porque eles deixam claro o que precisa ser feito, quem precisa fazer e até quando aquilo deve estar pronto.

4) Tenha foco

Em uma reunião, sempre vão sair várias ideias que podem ser colocadas em prática. Mas ninguém consegue fazer muita coisa de uma só vez. Por isso, você precisa ter focos e prioridades pautados no que deve ser realmente realizado naquela semana.

Para você, os seus sócios e a sua equipe não se esquecerem das demais ideias, vocês podem acrescentá-las nessa planilha também, mas conferi-las um status de backlog, ou seja, que podem ser feitas mais tarde. Se na próxima semana vocês visualizarem essa ideia e se ela não fizer mais sentido para vocês, ela pode ser eliminada. 

5) Acompanhe os planos de ação

Ao longo da semana, os planos devem ser acompanhados pelos diretores. Você precisa verificar se a equipe está fazendo o que precisa ser feito e orientá-los, se for necessário. Dessa forma, você ajuda a criar uma cultura de responsabilidade e de comprometimento com os resultados.

Por que isso é importante? Porque o acompanhamento dessas ações irá pautar a reunião seguinte, na qual sairão novos planos de ação, baseados na entrega (ou não) do que foi acordado. 

Mas lembre-se, Comandante: acompanhar as estratégias que estão sendo feitas não significa microgerenciar cada passo dos seus funcionários. Dê a autonomia que eles precisam para executar os seus respectivos processos. Caso contrário, você estará assumindo um trabalho operacional, que não deve ser feito por você, mas sim pelo restante da equipe. 

6) Atualize a planilha com os status de cada ação

Antes de começar a reunião da próxima semana, é necessário que a planilha com os registros dos planos de ação esteja atualizada. É importante colocar se aquela tarefa foi concluída ou não para que todos tenham controle do que está sendo feito e do que foi feito. 

Considerações finais

Uma reunião eficiente vai alavancar a gestão empresarial da sua empresa familiar, levando-a a produzir os resultados esperados e fortalecendo a união entre você e seus sócios, sejam eles, por exemplo, seus pais, irmãos ou primos.

Apesar de o EAG não ser uma empresa familiar, a gente faz reuniões eficientes há um tempo e também colhemos os seus frutos. Todas as segundas, nós temos uma reunião chamada Radar Semanal, em que apresentamos os indicadores semanais de cada departamento. A partir desses dados, nós criamos os planos de ação que irão pautar o restante da semana. 

Nós temos uma pessoa responsável por registrar o horário de início e de término da reunião, assim como os planos de ação, e os seus respectivos prazos e responsáveis. Com esse método, nós acabamos criando um indicador chamado “poder de acabativa”, isto é, focado em começar e em terminar tarefas. 

Nesse indicador, nós marcamos, na reunião seguinte, quais são as ações que estão em andamento, quais foram concluídas, quais foram concluídas com atraso e quais ainda estão em atraso, para termos um controle de quem está fazendo o quê, e ajudar no desenvolvimento e no feedback daquele colaborador. Assim, as pessoas começam a prestar atenção e a ter foco.

Gostou deste texto e deseja saber mais sobre reuniões produtivas e como elas podem reforçar a sua gestão empresarial? Então recomendo que você assista a este vídeo, no qual converso com um dos meus clientes sobre esse assunto. Nele, eu abordo tudo o que falei neste texto e muito mais:

O EAG Empresa Autogerenciável foi criado para te ajudar a acabar com o caos da sua empresa e a construir uma equipe autogerenciável que funcione sem depender de você.