Empresa desorganizada: o que fazer? Como melhorar a gestão

Uma empresa desorganizada está fadada a falência. É o que comprova os dados do IBGE (Instituto brasileiro de Geografia e Estatística). que mostra que 70% das empresas brasileiras fecham em menos de 10 anos de abertura de CNPJ.   Assim, cerca de uma a cada cinco empresas encerrarm os serviços em menos de um ano de abertura. O Sebrae, reforça quais os principais motivos do insucesso dos negócios no Brasil:

• Situação do empresário antes de abrir a empresa;
• A falta de planejamento do negócio;
• A falta de capacitação da gestão empresarial;
• Por fim, a própria gestão do negócio.

Ou seja, ter uma empresa caótica! Se você não quer que seu negócio faça parte destas estatísticas, aprenda a seguir como gerenciar melhor seu negócio, organiszar sua empresa e sair do caos.  

Sinais de uma empresa desorganizada

Se você identificar que um ou mais destes sinais de desorganização na sua empresa, então significa que precisa agir rápido:

• Misturar as finanças empresariais com as finanças pessoais;
• Ter roblemas de manutenção ou contagem do estoque;
• Ter problemas de comunicação interna ou externa;
• Fazer divulgação e vendas com números errados;
• Passar informações incorretas ou imprecisas para os clientes e fornecedores;
• Realizar o desperdício de material, de recursos ou do tempo de funcionários;
• Ter muitos projetos atrasados ou não concluídos;
• Ter uma equipe que não cumpre os prazos com frequência;
• Não ter um planejamento estratégico;
• Não ter um organograma funcional;
• Não ter um processo de contratação;
• Não ter metas;
• Não compartilhar números da empresa com a equipe;
• Ter projetos mal-definidos e que frequentemente geram dúvidas;
• Não saber qual é a missão, visão e valores da empresa;
• Ter funcionários desengajados e que vivem reclamando ou desrspeitando ordens.

Esses são apenas alguns pontos que demonstram que sua empresa está desorganizada.   Mas, é importante frisar que apenas "está", ou seja, há a possibilidade de mudar e transformá-la em uma grande companhia com muito potencial!  

Importância da organização nas empresas

Ter uma empresa organizada vai muito além do óbvio. Veja alguns pontos que demonstram a importância de ter uma empresa dentro dos trilhos:  

Maior adaptação

O sistema corporativo está sempre em mudança, sendo assim, há uma influencia tanto na estrutura, na questão organizacional, nas pessoas, atividades e desenvolvimento.   Com instabilidade e desorganização, há problemas na comunicação, em relação a concorrência, no filtro dos clientes e tantos outros fatores de ajustes diários.   Assim, processos que eram para serem simples e fáceis, acabam se tornando estressantes e sem fim.  

Interação entre os colaboradores

A troca de ideias e um ambiente amistoso entre os funcionários é essencial para que uma empresa seja organizada e com um ótimo ambiente de trabalho.   Lembre-se que pessoas felizes trabalham com maior entusiasmo, o que aumenta a entrega de trabalho e a qualidade do mesmo.  

Redução de turnover

Ainda sobre os colaboradores, uma empresa que é mais organizada não possui tantos problemas de turnover, ou seja, há uma maior retenção de talentos, diminuindo custos e processos de contratação de novos funcionários.  

Melhor definição de metas e objetivos

Com um plano bem desenvolvido de onde se quer chegar, uma empresa fica bem mais organizada e sabe onde focar seus esforços, atingindo assim as metas mais rapidamente.   Esses são apenas alguns exemplos da importância de obter uma empresa organizada. Mas, quais são os sinais do contrário?  

Dicas de como organizar uma empresa desorganizada? 

Ao iniciar o projeto para tirar sua empresa da desorganização, é preciso seguir alguns tópicos com cuidado e atenção. Veja quais são eles abaixo:  

1. Peça ajuda externa

É muito comum que donos de empresas desorganizadas fiquem perdidos.   Como estão no caos, não sabem como criar um plano de ação para melhorar a situação. Geralmente, trabalham no operacional: 10, 12, 14 horas por dia! E assim, não sobra tempo para pensar na parte mais importante: o estratégico.   Por isso, o primeiro passo para melhorar a gestão de uma empresa que está no caos é pedir ajuda externa. Usar um método de gestão testado e comprovado é uma forma eficiente de trazer resultados rápidos.   No caso do método Empresa Autogerenciável, o empresário aprende os seis pilares necessários para acabar com o caos de uma empresa por meio de uma equipe autogerenciável. Isto é, criando uma equipe capaz de entregar resultados de alta performance, mesmo na ausência do dono. Estes pilares são:

• Domínio pessoal;
• Cultura organizacional;
• Liderança;
• Gestão;
• Finanças;
• Marketing e vendas (tração). 

Está com dúvidas sobre o que é ter uma empresa autogerenciável e o que isso significa? Acompanhe o vídeo e saiba mais! https://www.youtube.com/watch?v=e2FQw7PP9Co&ab_channel=EmpresaAutogerenci%C3%A1vel Ao aplicar estes fundamentos na empresa, o negócio ficará oranizado e terá resultados dos mais diversos. Confira nossa sessão de depoimentos no YouTube e conheça o antes e depois de empreendedores que passaram pelo Programa EAG.   São estas histórias que comprovam que aplicar este passo a passo é a melhor forma de tirar uma empresa do caos!  

2. Invista na cultura organizacional

É primordial que um dos primeiros passos da organização de uma empresa seja a criação da cultura organizacional. Afinal, é ela quem irá guiar todos os passos e colaboradores de sua companhia.   A cultura de seu negócio nada mais é do que um compilado de diretrizes, práticas e bons hábitos que compõe uma empresa.   Assim, é preciso que essas ações sejam condizentes com o que sua empresa pratica, independente de quais as funções de cada um e das circunstâncias.   Esse processo não interfere somente no ambiente interno, mas também na visão externa de sua companhia, facilitando o processo de contratação de novos funcionários e potenciais novos clientes.  

3. Crie liderança

Ao pensar em liderança, é preciso saber diferenciar "líder" de "chefe". O líder é a pessoa que faz de tudo para fazer com que o restante da equipe entregue os melhores resultados. Já o chefe é a pessoa que tem um cargo de liderança, mas não necessariamente sabe liderar.   Para ser um líder de sucesso é preciso treinar várias habilidades que fazem com que uma pessoa conquiste o direito de liderar.   Quem decide isso é a equipe, os liderados, através de exemplos e comportamentos da pessoa na posição do cargo de liderança.   Segundo uma pesquisa realizada por Harvard e Gallup, a liderança é responsável por 70% do engajamento do time e de seu sucesso. Portanto, aprender como liderar é fundamental para organização de uma empresa.   Vale lembrar que não se trata somente de melhorar as habilidades do dono da empresa, mas também de desenvolver lideranças na equipe.  

4. Aprenda finanças

Aprender finanças é ideal para que o comandante saiba quais são os próximos passos que devem ser adotados pela empresa, principalmente em momentos de maior dificuldade. Quando as finanças da empresa estão desorganizadas o crescimento do negócio é limitado. Afinal, são os indicadores de contabilidade que irão determinar as ações necessárias para aumentar o faturamento e criar estratégias de expansão.   Muitas das vezes, os empresários delargam esta função para os cargos administrativos.   Na verdade, deveriam fazer uma gestão eficaz das finanças, entendendo os indicadores, encontrando oportunidades de melhorias e evitando despesas que, a longo prazo, podem consumir com o caixa e a saúde da empresa.   Se você é um empresário que tem crenças limitantes em relação finanças este é o primeiro passo a tratar neste quesito. Significa, por exemplo, achar que precisa ser bom em matemática para poder fazer a contabilidade da empresa. Isso é uma mentira. Todo empreendedor precisa aprender gestão financeira e tem plenas capacidades para isso.  

5. Aprenda a fazer gestão de negócios

Além dos pontos abordados anteriormente, é primordial executar a gestão de negócios de forma correta, assim, você saberá exatamente quais são os próximos passos.   Uma boa estratégia é a de desenvolver um planejamento estratégico para a companhia, dessa maneira, o comandante sabe quais são as próximas ações e tudo o que deve ser feito para atingir a meta ou objetivo traçado.   Com essa organização, há um melhor direcionamento de quais são as pessoas que devem tocar um projeto, quais são os custos envolvidos, além de maior praticidade sobre o tempo e execuções de cada um.  

6. Use técnicas de marketing e vendas

Ao implementar técnicas de marketing e de vendas em sua empresa, você terá resultados únicos e muito maiores do que o esperado.   A partir do marketing digital, por exemplo, é possível alavancar as vendas de produtos e serviços aproveitando-se do fluxo de buscadores como o Google e das redes sociais.   Além disso, com um melhor foco no que o público-alvo deseja, tem-se um melhor engajamento com o produto ou serviço oferecido. Ou seja, uma oportunidade de trabalhar os diferenciais da sua marca e se destacar no mercado.   Mas, é importante saber que as estratégias de marketing e vendas não são apenas no momento de compra do produto, mas sim durante todo o processo de escolha e pós-venda.  

7. Desenvolva inteligência emocional

A inteligência emocional é quando o indivíduo consegue entender seus sentimentos e todas suas emoções com muito mais facilidade. É quando a pessoa assume domínio pessoal, podendo controlar a situação.   O empresário que trabalha inteligência emocional diariamente melhora suas habilidades de liderança, gestão e constrói um ambiente de trabalho com relações interpessoais muito mais saudáveis.   Ademais, com essa habilidade desenvolvida, o indivíduo também adquire:

• Chances reduzidas de transtornos psicológicos como depressão ou ansiedade;
• Redução da chance de doenças cardíacas, câncer ou até mesmo diabetes;
• Aumento da produtividade;
• Maior valorização no mercado de trabalho.

8. Crie ITS

As Instruções de Trabalho são como um guia simplificado onde qualquer pessoa ou colaborador novo pode executar as ações atribuídas de forma precisa e como já tem sido feita pela própria companhia.   É recomendado que todas as atividades dentro de uma empresa tenham uma IT definida, facilitando o processo de todas as partes e de novos funcionários que podem fazer parte do time.   Confira abaixo um guia completo para executar uma instrução de trabalho de forma precisa, como funciona e dicas para aplicar em sua corporação. https://www.youtube.com/watch?v=quVO9Sj11qg&ab_channel=EmpresaAutogerenci%C3%A1vel

9. Aprenda a delegar 

De nada adianta ter vários processos bem definidos, pessoas capacitadas e tudo bem explicadinho se não há a delegação correta para as pessoas envolvidas na ação.   Assim, é dever de todo líder de uma equipe saber designar as ações da empresa para os colaboradores, sempre com a certeza que tem-se o conhecimento e entendimento para executar de forma correta.   Confira abaixo quais são os princípios para delegar por Marcelo Germano e revise como você tem feito essa aplicação dentro de seu negócio. https://www.youtube.com/watch?v=jMbKufWpa34&ab_channel=EmpresaAutogerenci%C3%A1vel

10. Tenha metas inteligentes

É preciso que as metas elegidas em sua companhia sejam condizentes com aquilo que o time e a empresa pode alcançar, ou seja, devem ser palpáveis, desafiadores e possíveis de visualizar.   Não adianta definir metas inalcançáveis, muito fáceis ou que exigem um esforço sobrenatural do time, isso porque em ambos os extremos, haverá o desengajamento do time e foco errôneo.  

11. Tenha indicadores de processos

Aplique dentro de sua empresa o acompanhamento de processos dentro do dia a dia de pessoas especificamente designadas para essa ação.   Assim, é possível compreender quais são as mudanças - tanto positivas quanto negativas de seu negócio -, o que pode ser melhorado, o que pode ser retirado da pauta e como estão os números precisamente.   Uma equipe que faz gestão à vista tende a estar sempre mais alinhada e com o foco ativo naquilo que precisa ser executado com precisão.  

12. Faça reuniões de alinhamento 

Outro ponto que precisa estar no radar do seu time são as reuniões de alinhamento de forma constante e precisas dentro da empresa, somente assim é possível compreender o que está acontecendo.   Não somente nas questões que envolvem os resultados do negócio, mas também ficar de olho na cultura organizacional, na relação dos colegas, se há alguma dificuldade na entrega de certas questões e muito mais.   Inclua um modelo como a Daily Meeting ou reuniões pontuais com todo o time, assim, todos ficam sempre a par de como está o andamento dos processos, metas e o que precisa ser feito.  

Qual a causa de empresas desorganizadas?

Agora que você já sabe o que define uma empresa organizada, que tal entender quais os fatores quem mais geram desorganização dos negócios no Brasil? Anota aí o que NÃO fazer!  

Ambiente de trabalho desorganizado

Existem vários fatores que podem gerar um ambiente de trabalho desorganizado:

• Falta de cultura organizacional: os colaboradores não sabem bem ao certo o que a empresa espera deles e se realmente se encaixam nos padrões desenvolvidos, além de como atingirem as metas criadas;
• Falta de processos: quando não existem processos organizacionais firmados na empresa, é muito mais fácil que os funcionários se percam em suas funções, afazeres e o que a empresa espera dos mesmos - até mesmo no simples ato de salvar um material novo;
• Funcionários errados: ao ter uma equipe não condizente com o seu negócio, há grandes chances de que tenha-se um ambiente sem engajamento e sem interação, o que gera muito mais desorganização.

Por isso, fique atento a esses detalhes!  

Gestão financeira desorganizada

Segundo o SEBRAE, esses são os resultados de uma empresa que não possui gestão financeira:

• 7% das empresas fecham suas portas em menos de um ano por não terem lucro financeiro;
• 20% fecham pela falta de capital;
• 50% não tem noção se estão com lucro ou prejuízo.

O empresário deve saber lidar com os custos e parte financeira de sua empresa, isso porque ao deixar essa função terceirizada, não tem noção nenhuma de como está o momento da companhia.   Assim, não sabe exatamente qual caminho percorrer ou quais são as novas ações que devem ser tomadas para a melhor organização do negócio.   Há casos em que acontece o maior gasto do que realmente a empresa pode aguentar, principalmente pela falta de dados e embasamento.   Quer saber mais? Clique abaixo e confira o vídeo Café com Comandante, de Marcelo Germano sobre como acabar com o caos financeiro em sua empresa: https://youtu.be/lMm0T0eYkt8

Empresa com equipe desorganizada

Aqui o problema pode começar logo no processo de contratação. Sem uma cultura organizacional bem instalada, não sabe-se bem ao certo qual o tipo de funcionário se deseja.   Depois disso, a empresa contará com um quadro de colaboradoras incondizente com o que gostaria de ter, com uma eficiência longe do esperado e comportamento inadequado.   Assim, não há engajamento por parte do trabalhador, visto que ele também não se sente acolhido na companhia, gerando a falta de desenvolvimento do mesmo e portanto, tudo fica sempre no mesmo lugar.   É preciso cuidado desde o início em quem são as pessoas contratadas, quais são as funções delegadas e no investimento de cursos e expansão de cada colaborador.  

Falta de processos

Uma empresa que não possui processos, é uma empresa perdida.   É preciso a implementação clara de ações em todos os setores e cargos existentes.   Assim, cada pessoa - seja ela inexperiente ou não -, saberá exatamente o que e como executar suas funções.   Aqui vale o destaque para os novos funcionários, onde não será preciso gastar tempo e nem recursos para ensiná-lo sobre os padrões da empresa, visto que já há a documentação de tudo pré-estabelecido.   Por exemplo, visualize uma loja que vende carregadores de celulares.   Esses carregadores são armazenados em gavetas. Mas, as gavetas estão desorganizadas. Sem identificação. Assim, quando um cliente pede por um produto é preciso buscar em todas as gavetas onde ele está disponível. Demorado, não?   Isso vale para qualquer outra situação de uma empresa. Os processos tornam as tarefas organizadas, evitando que pequenas atividades se tornem caóticas.  

Comunicação ineficaz

Seja o líder da companhia ou os cargos mais altos da hierarquia, é preciso realizar a comunicação clara de tudo o que envolve e afeta diretamente os colaboradores, como:

• Quais são as metas estabelecidas;
• Quais são as atividades executadas entre cada função;
• E o que é esperado de cada equipe em sua individualidade ou como um todo.

Ao deixar transparente todas as questões relacionadas a empresa, os resultados e objetivos são mais facilmente alcançados e visualizados.   Além disso, cria-se um senso de união sobre tudo o que está acontecendo, onde todos trabalham em prol de um objetivo em comum.  

Não ter planejamento estratégico

Quando uma empresa não possui um planejamento estratégico, não sabe exatamente onde quer chegar e muito menos quais são os passos necessários para atingir o objetivo.   Ao traçar corretamente uma meta, um passo a passo detalhado deve ser criado e assim, seguido, de modo a chegar o quanto antes no desejo final do time.   Com um plano de ação bem desenvolvido, todos os envolvidos sabem o que devem fazer e como fazer para a obtenção dos louros da companhia.   Do contrário, há grandes chances de continuarem mirando em pontos dispersos e não chegarem a local nenhum.  

Funcionários com baixo nível de maturidade profissional

Aqui é importante compreender que existem quatro níveis de maturidades profissional, são eles:

• Bebê: todo colaborador novo é assim classificado - independente se ele possui experiência na área atuante -, aqui, a empresa deve instruí-lo de todos os passos e guiá-lo em sua jornada para atingir uma maior maturidade;
• Criança: aqui o funcionário está na fase de treinamento, onde saberá como deve desempenhar suas funções. Esse é o momento de remoção de hábitos antigos ou nocivos, além do aprendizado da cultura da empresa;
• Adolescente: nesse momento ele já possui autonomia para realizar suas funções sozinho, precisando apenas de apoio da equipe quando necessário;
• Adulto: por fim, aqui já existe maior eficiência e capacidade de atender tudo o que lhe é cobrado e há menos supervisão por parte do líder.

Nesse caso, quando a empresa possui muitos funcionários de baixo nível de maturidade, há um maior retrabalho e microgerenciamento das funções, o que causa perda de tempo e até mesmo de dinheiro.   Dessa forma, é preciso trabalhar o máximo possível para que o indivíduo torne-se independente o mais rápido possível, do contrário, a empresa só terá vários problemas futuros com essa questão.  

Empresa desorganizada por crescimento acelerado

É bem comum que algumas empresas sofram com um "boom" de crescimento, mas, nem sempre essa é uma ação positiva para o futuro.   Isso porque não há um planejamento correto, um passo a passo bem estabelecido e nem um guia do que fazer depois do pico de destaque da companhia.   Dessa maneira, gera-se uma grande confusão diante de resultados tão positivos, "bagunçando" a empresa e os próximos passos.   Por isso, é sempre importante que independente do tamanho da empresa, todo o planejamento estratégico seja realizado desde o início, assim, mesmo que o crescimento seja gradativo, há organização e formação de uma equipe autogerenciável.  

Exemplos de como organizar empresa desorganizada

Estes empresários que saíram do caos trazem dicas para organizar uma empresa desorganizada. Aprenda com estes empreendedores o que fazer para tirar a empresa do caos!  

Empresa desorganizada por falta de metas

Luiz Gustavo, dono de uma empresa do ramo automotivo, comenta que seu foco sempre foi a área operacional.   Porém, quando desfez a antiga parceria, foi "pego de surpresa" com a necessidade de compreender sobre todos os outros setores.   Após realizar o curso Programa EAG EAG, Luiz começou a traçar novas metas, onde uma das primeiras ações foi o "Plano de manutenção por assinatura".   Hoje, Luiz conta que sua empresa atua totalmente diferente do que era, onde com as pessoas corretas e a liderança aplicada de maneira certa, geraram resultados únicos e contínuos.   https://youtu.be/rrBh5aJkd4c

Empresa desorganizada por falta de planejamento estratégico

Bruno Luciani, odontologista e dono do seu próprio negócio, conta que com o grande aumento de demanda de clientes começou a passar mais tempo dentro do escritório do que em casa, chegando ao seu limite de cansaço mental e físico.   Com a grande demanda, foi preciso contratar novas pessoas, porém, o que acabou não agradando os pacientes, gerando assim um grande caos na vida e empresa de Bruno, tornando-se rotina apagar incêndios.   Foi quando em uma consulta médica, Bruno foi informado que seria um forte candidato a ter um infarto em um futuro próximo. Então, decidiu que era o momento de parar e se reestruturar.   Por meio do programa EAG e a aplicação de todos os ensinamentos, em apenas 90 dias sentiu os resultados no cotidiano e no faturamento. Veja o vídeo abaixo e acompanhe a história completa! https://youtu.be/HQptXPY3yYg

Empresa desorganizada por falta de gestão financeira

Maria Fernanda, dona de uma empresa de papéis de parede, conta que no início de 2014 foi realizado um grande investimento para o oferecimento de um novo produto, mas, o resultado foi bem longe do que o esperado.   Ela conta que com a aplicação do método EAG, conseguiu uma equipe engajada, treinada, produtiva e quase autogerenciável, principalmente pela aplicação da cultura organizacional diariamente.   Clique no vídeo abaixo e acompanhe a história completa! https://youtu.be/YmRZOa2voFc Douglas Oliveira, empresário no ramo de finanças, conta que ao montar sua equipe, percebeu a negligência interna, principalmente ao vender soluções para companhias externas, mas, não ter nenhuma aplicação no próprio negócio.   Com o método imersão EAG realizado em dezembro, Douglas conta que sentiu os resultados muito antes do que o esperado, onde no mês de fevereiro seu faturamento aumentou 35%, em março 62% e em abril atingiu a meta desejada.   Clique no vídeo e entenda a história do Douglas completa e a mudança em sua empresa. https://youtu.be/6ibj9PosEBQ

Empresa desorganizada por falta de foco na cultura

Ivanilson Veras conta que acabou assumindo a empresa familiar em meio a um grande caos, apagando vários incêndios, com um time desengajado, sem a presença de metas e sem estruturação.   Ele destaca que a grande "virada de chave" de sua empresa aconteceu após conhecer o EAG, onde realizou a instalação do código de cultura, o domínio pessoal, processo de contratação e o estabelecimento de metas.   Confira mais detalhes assistindo o vídeo abaixo. https://www.youtube.com/watch?v=x3bOUOWtrkU&feature=youtu.be&ab_channel=EmpresaAutogerenci%C3%A1vel

Empresa desorganizada por falta de processos

Sidenei Bracht, empresário de uma companhia de ordenhadeiras de vacas com 10 funcionários, conta que sua empresa tinha resultados positivos, porém, com uma gestão caótica e grande desorganização no dia a dia.   Após conhecer o curso EAG, Sidenei revela que sua empresa "decolou", principalmente ao realizar a organização, controle de dados e delegação correta de funções para os funcionários corretos, gerando assim, um aumento de mais de 100% de crescimento ao ano!   Clique no vídeo abaixo e inspire-se com a história completa de Sidenei. https://www.youtube.com/watch?v=odwTX1zozXQ&ab_channel=EmpresaAutogerenci%C3%A1vel

Quer organizar a sua empresa?

Quer ajuda para organizar a sua empresa? Entre em contato com a equipe do EAG e saiba como nossos especialistas podem ajudar o seu negócio!   Basta enviar uma mensagem para agendar uma sessão estratégica gratuita para conversar sobre as melhores possibilidades.

Agendar sessão estratégica gratuita!