Home office eficiente: evite armadilhas e seja produtivo

Em uma live que fiz no meu Instagram com o Gustavo Faria, expert em produtividade e em gestão de projetos, conversamos sobre como manter a produtividade trabalhando em home office. 

Segundo o Gustavo, o conceito de produtividade é fazer mais com menos, ou seja, produzir mais gastando menos tempo, dinheiro, pessoas, comunicação e demais recursos. Porém, em tempos de trabalho à distância, produzir de forma eficiente se tornou uma verdadeira batalha para muitos donos de empresa, por vários motivos.

Ao longo deste texto, eu, Marcelo Germano, fundador do EAG - Empresa Autogerenciável, trouxe 4 erros sobre produtividade que tem sido muito frequentes durante o trabalho remoto, e como corrigi-los para tornar o seu home office mais eficiente.

Boa leitura e mãos à obra!

1) Paralelizar tarefas

Muitas pessoas associam a produtividade às multitarefas, isso é, em fazer várias coisas ao mesmo tempo, aquela pessoa que “dá conta de tudo. Isso virou algo cultural, emocional e habitual. Só que o erro mais básico da produtividade é, justamente, paralelizar tarefas.

Por exemplo: imagina que você está escrevendo um e-mail, só que, neste momento, apita uma notificação no seu celular indicando uma mensagem. Mesmo que você continue a sua tarefa, vai vir uma metralhadora de pensamentos na sua cabeça sobre o conteúdo daquela mensagem. Muito provavelmente, você não vai resistir, vai parar a sua atividade e visualizará aquela mensagem, achando que isso não vai afetar o seu trabalho.

Só que ninguém consegue fazer duas coisas ao mesmo tempo. Segundo vários estudos, quando a gente “chaveia” rapidamente entre duas tarefas, a gente perde nosso raciocínio, precisa recuperar o contexto anterior e, com isso, é capaz de perder até 30% de produtividade.

Por isso que tantas pessoas trabalham 10 horas por dia, quanto podiam trabalhar 8: porque não eliminam distrações. E isso se torna ainda mais frequente durante o home office, quando estamos passíveis de sofrer várias interrupções, como: a campainha de casa, o filho que pede atenção, o marido ou a esposa que bate à porta, entre várias outras.

Por isso, organize o seu dia de forma que você consiga focar totalmente em uma tarefa de cada vez. Se for possível, combine com as pessoas da sua casa para não interromperem o seu dia de trabalho, tornando-o mais eficiente. 

2) Entregar-se à ansiedade

De forma geral, o brasileiro tem um perfil ansioso e a ansiedade é outro aspecto que mata a produtividade no dia a dia. 

Quando a gente fica pensando em tudo o que tem que fazer, e nas coisas que vão acontecer, ficamos ansiosos e travamos nesses pensamentos.

Vou dar um exemplo muito comum: suponha que você terá amanhã, às 10h, uma reunião com um cliente que está ameaçando cancelar o contrato com sua empresa, e você não para de pensar sobre isso hoje. Dessa forma, você fica menos produtivo, porque fica dividindo o pensamento.

Por isso, é necessário ser pragmático para evitar a ansiedade. Pare e pense: existe alguma coisa que pode ser feita AGORA em relação a isso? Se tiver, faça. Senão, não pense na reunião até amanhã.

3) Não usar calendário

Uma ferramenta essencial para ser altamente produtivo, ainda mais durante o home office, é o calendário, porque ele permite que você visualize exatamente o que fará hoje, amanhã e durante a semana.

É fundamental anotar os seus compromissos, porque não dá para confiar 100% na nossa memória. O cérebro humano é perfeito para executar, mas não para memorizar tudo o que precisa ser feito (até porque, quando você fica tentando lembrar e pensando nas suas tarefas, vem a ansiedade). 

Por isso, é fundamental separar um horário para focar exclusivamente em uma tarefa. Isso é o que o Gustavo Faria chama de segmentar o dia, isso é, quando você monta o seu calendário e separa blocos de horários para executar apenas uma tarefa por vez.

Por exemplo: suponha que, das 10h às 12h de uma segunda-feira, você precisa escrever uma proposta de parceria para um cliente. Naquele horário, você não vai pensar em mais nada, nem nas outras tarefas que você precisará executar ao longo do dia. 

Essa é uma ferramenta super eficiente para manter a produtividade, mas é necessário tomar cuidado para não se empolgar e segmentar 8 horas de trabalho seguidas. Afinal, é impossível fazer uma tarefa seguida da outra por um longo intervalo de tempo, já que aparecem imprevistos ao longo do dia e que fogem do nosso controle. 

Por isso, minha dica é: em tempos de home office, procure planejar apenas 60% da sua semana no calendário, e deixe espaços livres no seu dia para almoçar, passar um tempinho com a família, resolver demandas urgentes, entre outras questões que possam ser realizadas nesse período, e não durante o horário estabelecido para o trabalho.

4) Desperdiçar energia

Esse é um erro que torna o trabalho e o home office ineficiente, porque muitas pessoas não sabem o que significa gestão de energia. 

Esse é um conceito que o jornalista e escritor Tony Schwartz escreveu no livro “The Way We're Working isn't Working” (em tradução livre, “o jeito que você está trabalhando não funciona). Nele, Schwartz diz que, ao invés de as pessoas executarem a gestão de tempo, elas precisam executar a gestão de energia, porque quem tem energia vai produzir muito mais ao longo do tempo. 

O autor diz que a gente divide a energia em 4 áreas:

1) Mental: são as preocupações e coisas negativas que ocupam sua cabeça e roubam a sua energia, fazendo com que você produza menos.

2) Emocional: associada aos nossos sentimentos positivos e negativos. Quando estamos felizes, a tendência é produzir mais e melhor, ao contrário de quando estamos irritados ou ansiosos.

3) Física: está relacionada à alimentação e à prática de exercícios físicos. Se você almoçar uma feijoada, por exemplo, que é um alimento pesado, você não vai conseguir produzir de forma eficiente. 

4) Espiritual: mas não no ponto de vista religioso e sim no de propósito. Se você está realizando o seu propósito de vida, você se torna mais produtivo, porque sabe exatamente qual é a sua missão e onde quer chegar. 

E além desses 4 pontos, o Gustavo Faria acrescentou um 5º ponto na nossa live: realizar as tarefas mais críticas e difíceis no início do dia, que é o período em que se costuma ter mais energia e maior capacidade de tomar decisões. Se você quiser ver o bate-papo na íntegra, confira aqui:

Considerações finais

Ser produtivo não é “trabalhar muito”, é trabalhar certo. Para isso, é preciso ter um autocontrole muito forte, mas também ter organização, planejamento e foco. É fazer o que é mais complexo primeiro, não paralelizar tarefas e eliminar interrupções. Dessa forma, você consegue tornar o seu trabalho no home office e na empresa, muito mais eficiente. 

Um dos maiores investimentos que você vai fazer na sua empresa não vai ser em dinheiro, e sim em tempo. Se no lado esquerdo do peito você tem um coração, no lado direito você precisa ter um calendário. Esse é um dos pilares para você colocar em prática e transmitir isso como cultura em sua empresa. Você quer ou não quer conquistar uma empresa autogerenciável?

O EAG Empresa Autogerenciável foi criado para te ajudar a acabar com o CAOS na sua empresa através de uma equipe autogerenciável.