Como criar um plano de recuperação de negócios em 5 passos

Crises e situações imprevisíveis exigem que as empresas estejam preparadas para lidar com possíveis adversidades e manter sua operação funcionando sem grandes prejuízos.    Para isso, existe o plano de recuperação de negócios, uma ferramenta importantíssima que determina se uma empresa consegue ou não se recuperar em momentos de incerteza.    Neste artigo, vamos explorar os principais aspectos de um plano de recuperação de negócios e explicar como ele pode ajudar empresas  a se prepararem para situações críticas.    Se você é um empresário que busca esse conhecimento, continue lendo e descubra como um plano de recuperação pode ajudá-lo.  

Identificando os desafios e ameaças

Muitos empresários enfrentaram desafios jamais sonhados nos últimos tempos. E você sabe do que estamos falando: a pandemia de COVID-19 gerou queda na demanda por produtos e serviços, problemas na cadeia de suprimentos e interrupções na operação de negócios.    Além disso, outros fatores podem impactar a saúde financeira durante a vida útil de uma  empresa. Mudanças no mercado, aumento da concorrência, problemas internos de gestão e muitos outros!    Afinal, nenhuma empresa está livre de eventos naturais, como enchentes, terremotos e furacões, ou de ataques cibernéticos, como roubo de dados e outras ameaças à segurança da informação. E claro, ainda há  as questões legais e regulatórias, como mudanças nas leis tributárias ou trabalhistas, que também podem afetar negativamente um negócio.    Para lidar com essa quantidade de desafios e ameaças, os empresários precisam estar preparados e ter um plano de recuperação de negócios bem definido. Ter um plano em vigor pode ajudar a minimizar os impactos de possíveis crises e garantir a continuidade das operações.   Mas como fazer isso? Separamos 5 passos para te ajudar a montar seu plano!   

Passo 1: Avaliando os riscos

A avaliação de riscos é uma etapa crucial na elaboração de um plano de recuperação de negócios eficiente.  Identificar os riscos que podem afetar o negócio começa com uma análise minuciosa, que deve considerar tanto riscos internos quanto externos, pois ambos podem afetar a saúde financeira da empresa.    Alguns exemplos de riscos comuns incluem mudanças na legislação, aumento da concorrência, perda de clientes, falha em sistemas de segurança, problemas financeiros e desastres naturais.  

Ferramentas úteis para avaliação de riscos 

Existem várias ferramentas que podem ajudar a avaliar os riscos. Uma delas é a análise SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), que ajuda a identificar os pontos fortes e fracos da empresa, bem como as oportunidades e ameaças do mercado.    Outra ferramenta é a análise PESTEL (Political, Economic, Sociocultural, Technological, Environmental, Legal), que leva em consideração fatores externos que podem afetar a empresa, como mudanças políticas e tecnológicas.   Além disso, é importante contar com a ajuda de profissionais especializados, como consultores de risco e segurança, para avaliar os riscos com mais precisão e orientar a elaboração do plano de recuperação de negócios.  

Passo 2: Definindo as estratégias de recuperação

A estratégia deve estar alinhada aos objetivos de recuperação definidos pela empresa, que devem ser claros e alcançáveis.   Definir objetivos de recuperação é importante porque eles orientam a elaboração do plano de recuperação de negócios e ajudam a empresa a focar em soluções que realmente tragam benefícios para o negócio. Os objetivos devem ser específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo definido (conhecido pela sigla SMART, do inglês).   Por exemplo, para uma empresa que enfrentou problemas financeiros, um objetivo SMART poderia ser "reduzir em 30% os custos operacionais em um período de 6 meses, mantendo a qualidade dos produtos e serviços".    Já para uma empresa que perdeu clientes, um objetivo SMART poderia ser "aumentar em 20% o número de clientes ativos em um período de 3 meses, por meio de campanhas de marketing direcionadas e fidelização dos clientes existentes".   Os objetivos de recuperação devem ser adaptados à realidade de cada empresa e considerar os riscos e desafios que ela enfrenta.   https://www.youtube.com/watch?v=7-IZUv3hKnw

Passo 3: Criando um plano de ação

Depois de definir os objetivos de recuperação, é hora de elaborar um plano de ação realista:

• Identifique as equipes e suas responsabilidades: Cada membro da equipe deve ter um papel bem definido e responsabilidades claras na implementação do plano. É importante garantir que as pessoas que vão participar do projeto sejam capacitadas e experientes e saibam lidar com os desafios que podem surgir durante a execução do plano.
• Identifique os recursos necessários: ou seja, veja quais serão os equipamentos e materiais necessários para o plano de ação. Por exemplo, se a empresa precisa de um sistema de backup de dados, é preciso identificar o software necessário e os equipamentos de armazenamento a serem adquiridos.
• Estabeleça um cronograma realista: inclua datas de início e término para cada etapa do plano. Isso ajuda a garantir que o plano seja implementado de maneira eficiente e dentro do prazo estipulado.

Para empresas de diferentes setores, os planos de ação podem variar em suas estratégias e táticas. Por exemplo, uma empresa de varejo que enfrentou problemas de fluxo de caixa pode criar um plano de ação que inclua redução de custos, aumento das vendas, renegociação de contratos e a busca por novas fontes de receita.   Já uma empresa de tecnologia pode criar um plano de ação que inclua a identificação e correção de falhas de segurança, a atualização de sistemas e equipamentos, o backup de dados e a criação de um plano de contingência para possíveis interrupções.  

Passo 4: Testar o plano

Testar o plano de recuperação de negócios é fundamental para garantir que ele seja eficaz em situações de crise. Realizar testes ajuda a identificar falhas e pontos fracos no plano, permitindo que sejam corrigidos antes de uma situação real de crise.   Para realizar testes de plano de recuperação de negócios eficazes, é importante definir cenários de teste realistas, que incluem diferentes tipos de interrupções, como falhas de equipamentos, interrupções na cadeia de suprimentos ou desastres naturais.    Durante os testes, é importante documentar as ações tomadas e os resultados obtidos, a fim de que sejam analisados posteriormente. Essa análise pode ajudar a identificar pontos fracos no plano e áreas que precisam de melhorias.   Agora, conheça alguns tipos de testes:   

Teste de mesa: 

Nesse tipo de teste, os participantes se reúnem em uma sala de reuniões e simulam uma interrupção no negócio. Eles discutem e avaliam o plano de recuperação de negócios e determinam se ele é eficaz em lidar com o cenário de crise simulado. Esse tipo de teste leva menos tempo e não interrompe as operações normais da empresa.  

Teste completo

Já esse teste envolve a interrupção real da operação da empresa para avaliar a eficácia do plano. Esse tipo de teste é mais oneroso e pode ser mais arriscado. No entanto, é uma forma mais eficaz de avaliar o plano de recuperação de negócios, pois simula condições reais de crise e testa a capacidade da empresa de se recuperar e voltar à operação normal.    Fiquei ligado: Todo teste devem ser planejado com antecedência e comunicado a todos os envolvidos, para que estejam preparados e saibam exatamente qual é o papel de cada um no processo.  

Passo 5: Atualize regularmente o plano

Atualizar regularmente o plano de recuperação de negócios é fundamental para garantir que ele esteja sempre adaptado às mudanças do mercado, da tecnologia e do ambiente empresarial.    Uma vez que as empresas estão sempre mudando e evoluindo, um plano de recuperação de negócios que não seja atualizado regularmente pode se tornar obsoleto e ineficaz.   Garantir que o plano de recuperação de negócios esteja atualizado envolve a revisão regular do plano para identificar se as informações contidas ainda são precisas e relevantes.    Isso pode incluir:

• A avaliação de riscos atualizados;
• Revisão das estratégias e táticas definidas;
• Atualização dos recursos necessários;
• Revisão dos objetivos de recuperação.

Algumas alterações que podem exigir atualizações no plano de recuperação de negócios incluem mudanças nas regulamentações do setor, aquisição ou fusão da empresa, mudanças significativas no mercado, atualizações de tecnologia, mudanças no ambiente de ameaças e riscos ou alterações significativas no quadro de pessoal.   Por exemplo, se uma empresa de varejo decide expandir sua linha de produtos para incluir novas categorias. Isso pode tornar necessário atualizar o plano de recuperação de negócios para incluir estratégias de marketing específicas para esses novos produtos e para garantir que a cadeia de suprimentos esteja adaptada a essas mudanças.   Para resumir, um empresário de sucesso não pode negligenciar a importância de ter um plano de recuperação de negócios em vigor.    Embora muitas vezes associado a grandes empresas, os benefícios de um plano de recuperação de negócios se estendem a empresas de todos os tamanhos.    Portanto, se você é um empresário que busca melhorar a gestão do seu negócio e se preparar para enfrentar possíveis crises, não deixe de considerar um plano de recuperação de negócios como uma ferramenta essencial para o sucesso da sua empresa.    Lembre-se de que, embora não seja possível prever todos os cenários de crise, um plano de recuperação de negócios bem elaborado é um importante passo para manter sua empresa operando em tempos de incerteza.   E, para ajudá-lo ainda mais na gestão da sua empresa em tempos de crise, confira nosso blog sobre "Como gerir uma empresa em tempo de crise", com dicas e estratégias valiosas para manter sua empresa forte mesmo em tempos difíceis.