Como delegar tarefas do jeito certo em 5 passos

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Tempo de leitura: 7 minutos

Líderes precisam saber como delegar tarefas do jeito certo. Afinal, é a delegação que vai tirar o dono da empresa do operacional e colocá-lo em seu verdadeiro lugar: o do trabalho estratégico. Por isso, aprenda neste passo a passo como líderes podem delegar de forma eficaz e dicas do que não fazer na hora da delegação.

 

A importância de delegar tarefas

É comum que donos de pequenas e médias empresas acreditem que ninguém é capaz de realizar determinada tarefa tão bem quanto eles. E isso é muito perigoso.

Uma pesquisa da Harvard Business Review revelou que profissionais passam 41% do tempo em atividades que poderiam ser delegadas para outras pessoas, impactando diretamente em sua produtividade diária. Ou seja, o empresário fica sobrecarregado.

 

Não delegar tarefas também tem um impacto negativo nos colaboradores da empresa. Porque o funcionário espera realizar demandas que permitam seu desenvolvimento e crescimento profissional.

 

Mas aprender como delegar tarefas é importante para o dono de pequena e média empresa por uma razão ainda mais simples: se você está trabalhando para fazer sua empresa funcionar, quem está trabalhando para fazê-la crescer?

 

Aprenda como delegar tarefas de forma eficaz

A seguir, confira o passo a passo de como delegar tarefas de forma eficaz. Abaixo você também encontra o episódio 36 do Podcast Empresa Autogerenciável, onde Marcelo Germano fala sobre os perigos de ser um dono de empresa centralizador, aquele chefe que pensa que só ele mesmo consegue entregar um trabalho bem feito.

 

 

1. Saiba para quem delegar

Em primeiro lugar, observe o seu time e entenda quais são os pontos fortes e os pontos fracos de cada um. Escolher uma pessoa para realizar uma atividade específica não é uma tarefa fácil, por isso você precisa conhecer seus colaboradores e identificar os comportamentos e habilidades que está procurando.

 

Saiba para quem delegar
Saiba para quem delegar a tarefa

 

2. Oriente o colaborador

Após escolher a pessoa certa, é hora de ensinar tudo que sabe sobre a tarefa a ser realizada. Por essa razão é tão importante manter os processos de todos os setores documentados e atualizados.

 

Todas as informações necessárias para a execução da tarefa devem ser passadas de forma clara ao colaborador encarregado. Isso pode até parecer óbvio, mas a pesquisa “State of the American Workplace Report”, da consultoria Gallup, mostra que 40% dos funcionários não compreendem o que se espera deles no trabalho.

 

3. Preveja desafios

Lembre-se que cada pessoa tem um ritmo de aprendizado e adaptação. É perfeitamente normal que o colaborador fique inseguro sobre a nova demanda nos primeiros dias. Por isso,

faz parte do papel do líder antecipar quais desafios o funcionário pode enfrentar e entender o que ele, enquanto líder, pode fazer para ajudá-lo.

 

Acompanhe o processo de delegação de tarefas
Preveja os desafios que o colaborador pode enfrentar

 

4. Acompanhe o processo

Delegar uma tarefa não significa se esquecer da existência dela.

 

O líder deve acompanhar cada passo do processo, principalmente no começo. Isso significa observar, avaliar, ficar por perto e verificar se o colaborador está mesmo apto para realizar a função, além de estar disponível para responder eventuais perguntas que podem aparecer. Manter-se disponível dará confiança ao funcionário.

 

5. Aplique o feedback

A parte mais importante da delegação é manter o funcionário ciente de que está ou não fazendo um bom trabalho. Para isso, utilize a ferramenta mais poderosa da liderança: o feedback.

 

Mas não esqueça que o feedback não é apenas construtivo. Se o colaborador está realizando a função perfeitamente, reconheça ele com um feedback positivo.

Além disso, você pode aproveitar o momento do feedback para alinhar as expectativas dele em relação a empresa e também as da empresa em relação ao trabalho dele.

 

Exemplo de delegação de tarefas na empresa

Vamos supor que você contratou seu primeiro vendedor. Antes quem fazia as vendas era você, mas agora, é dever do funcionário contratado. Nos primeiros dias, você deverá estar por perto, pronto para tirar qualquer dúvida que o novo colaborador possa ter. Após alguns dias, permanece observando de longe e acompanhando o vendedor enqunanto ele se habitua ao serviço. Após duas semanas, você já pode chamar o novo vendedor para conversar e passar um feedback. Neste momento, você deverá alinhar as expectativas da empresa, fazendo observações sobre como está o desenvolvimento do trabalho dele até o momento.

 

Ferramentas para gestão de tarefas

Você pode optar por uma ferramenta que facilite a gestão de tarefas no dia a dia, tanto em atividades pontuais quanto em projetos de longo prazo.

  • Trello: Plataforma de gerenciamento de projetos pessoais e profissionais.
  • Asana: Foco em ajudar equipes a organizar, acompanhar e gerenciar projetos.
  • Proj4me: Sistema para gerenciamento de projetos, tarefas e equipes.
  • Runrunit: Ferramenta de gestão de processos e projetos.
  • Todoist: Organizadora de tarefas pessoais e profissionais.
Ferramentas de gestão de tarefas facilitam a delegação
Ferramentas de gestão de tarefas facilitam a delegação

 

Como delegar tarefas que não sei fazer?

Você não precisa saber realizar todas as tarefas da sua empresa. Mas é essencial que você saiba delegar, até mesmo as demandas que você não sabe como fazer.

No episódio 9 do Podcast Empresa Autogerenciável, Marcelo Germano e seu time falam sobre esse assunto. Confira abaixo:

 

Uma das grandes preocupações dos empresários é a seguinte: como vou contratar alguém para realizar uma tarefa que nem eu sei fazer? Em primeiro lugar, não invente a roda. Para entender melhor sobre uma demanda ou área específica, pesquise como outras empresas tratam essa demanda ou área. E então, faça benchmarkings.

 

Benchmarking nada mais é do que uma visita técnica, que pode ser feita tanto presencialmente quanto online. É o que permite que você aprenda as boas práticas de mercado e adapte para o seu negócio.

 

O que não fazer ao delegar tarefas

Existem erros frequentes que donas e donos de pequenas e médias empresas cometem na hora de delegar atividades. Confira o Marcelo Germano falando sobre alguns desses erros no vídeo abaixo para saber como evitá-los:

 

 

1. Delargar ao invés de delegar

Não acompanhar o progresso do colaborador com a tarefa é ato sério de negligência. A palavra delargar foi inventada justamente para nomear essa situação: quando o líder acredita que está “delegando” uma tarefa para o colaborador, mas acaba largando uma demanda no colo de alguém despreparado.

Delargar significa empurrar uma atividade para alguém e não se dá ao trabalho de verificar se a pessoa está conseguindo executar a tarefa. Essa não é a atitude de um bom líder.

 

2. Fazer microgerenciamento

Ao contrário de delargar, microgerenciar significa acompanhar tão de perto o que está sendo feito que o colaborador acaba perdendo a confiança em seu próprio trabalho.

Com a delegação, vem a confiança que seu funcionário está suficientemente capacitado para executar aquela demanda. Líderes que não confiam no time, tendem a ser centralizadores e podem acabar pressionando os funcionários para fazerem do jeito que ele quer, ao invés de permitir que encontrem a melhor maneira de entregar a tarefa.

 

3. Não dar feedback

Outro erro que vai colocar em risco a saúde da sua empresa: não dar feedback aos colaboradores. Afinal, qualquer pessoa que esteja executando uma tarefa quer saber como está se saindo. Portanto, é papel líder avaliar e fazer alinhamento com o funcionário, para que ele saiba se está ou não no caminho certo.

 

Lembre-se:

 

Não dar feedback é roubar o direito de alguém de melhorar em seu trabalho.

 

Delegar tarefas é diferente de transferir responsabilidade?

Sim.

 

Quando você delega uma tarefa, você está permitindo que a outra pessoa realize a demanda da maneira dela. Mas a responsabilidade pela tarefa em si continua sendo sua.

E essa é a grande diferença entre delegar e delargar. Quem delega uma tarefa explica, acompanha e dá feedback. Já quem delarga uma demanda simplesmente transfere toda a responsabilidade para outra pessoa e ainda procura por culpados quando o resultado não é atingido.

Por isso, lembre-se:

 

Você deve delegar a tarefa, não a responsabilidade.

 

Delegar tarefa não é transferir responsabilidade
Delegar tarefa não é transferir responsabilidade

 

Delegação como uma ferramenta para uma equipe autogerenciável

Se você é um dono de empresa centralizador, que acredita que ninguém vai executar uma demanda tão bem quanto você, nunca terá uma equipe autogerenciável. Aliás, a equipe autogerenciável precisa ter autonomia para fazer a empresa funcionar sem a presença constante do dono. É por isso que aprender a delegar da maneira correta é essencial.

 

Pense sobre isso: você está se sentindo sobrecarregado com a sua empresa? Se a resposta for sim, você precisa entender que isso foi uma escolha sua!

 

Os empresários ficam sobrecarregados porque não sabem delegar tarefas. Dessa maneira, todas as atividades operacionais ficam centralizadas em uma pessoa só. Por isso é dever do dono da empresa delegar o trabalho operacional para ter tempo de focar no trabalho estratégico. Porque se você se dedica tanto para fazer a sua empresa funcionar, quem está trabalhando para fazê-la crescer?

 

Pessoas que aprenderam a delegar e saíram do caos

Confira abaixo os depoimentos de dois Comandantes que participaram do Programa EAG e acabaram com o caos nas suas empresas, porque aprenderam a delegar da maneira correta:

 

Helder Carvalho – Depois de muito tempo no trabalho operacional da empresa porque não sabia como delegar tarefas, esse Comandante fez o Programa EAG e agora está vendo seu negócio crescer!

 

 

Raul Capanema – Antes do Programa EAG, ele tinha uma rotina tão tumultuada que já estava perdendo as esperanças. Atualmente, consegue chegar na empresa mais tarde e só acompanha os processos, porque aprendeu a delegar e a empresa não depende mais dele para funcionar.

 

Se você é um líder que também tem dificuldade em delegar o trabalho para sua equipe, então inscreva-se no Programa EAG clicando aqui e aprenda o método de gestão que vai te fazer aquirir uma equipe autogerenciável que é capaz de executar qualquer demanda sem necessidade de microgerenciamento.