Pauta de Reunião: como montar? Saiba como fazer um modelo

O momento de conversar com o time exige atenção e ter todas as informações na ponta do lápis, afinal a pauta da reunião deve estar pronta para ser discutida e coordenada pelo líder da equipe.   Quer saber mais sobre como montar a sua ata de reunião e trazer pontos importantes para todos os seus colaboradores? Confira abaixo mais sobre o que deve ser feito e veja nosso script!  

O que é uma pauta de reunião?

Participar de reuniões nem sempre é algo muito bem visto por parte dos funcionários, principalmente porque muitos enxergam como uma grande perda de tempo.   É fato de que quando não bem planejada e direta, pode realmente ser um desperdício de funções, porém, quando corretamente programada, é de muita serventia para todos os envolvidos.   A pauta de reunião é um compilado de todos os tópicos que serão abordados durante essa reunião, o que serve como script e também para determinar o tempo esperado de discussão.  

Para que serve a pauta de reunião?

A pauta de reunião basicamente serve para:

• Organização do líder da equipe;
• Temas que serão abordados;
• Discussões necessárias para o time;
• Pontos que precisam ser alinhados;
• Tempo esperado de duração.

Assim, com todas essas informações, fica muito mais simples e fácil de conseguir direcionar o que precisa ser feito e poupar o tempo de todos os envolvidos.  

Importância de ter pauta de reunião?

A importância de ter uma pauta de reunião bem definida e estruturada é primordial para quem quer ter um tempo proveitoso com todos os membros da equipe e na resolução das questões.   Assim, todos esses encontros costumam ser mais produtivos, mais direcionados e os tópicos que são levantados realmente são explorados da maneira mais correta.   Ademais, é comum que os colaboradores também se sintam mais engajados e sintam-se mais confortáveis para participarem de maneira mais ativa em todos os momentos.  

Como montar uma pauta de reunião eficaz?

Quer saber como montar uma pauta de reunião mais eficaz e mais direcionada? Confira abaixo um checklist e siga-o à risca!  

1. Defina a finalidade da reunião

O primeiro é passo é compreender o porque a reunião precisa ser feita, então, qual é o motivo para mobilizar sua equipe para esse momento?   Muitas vezes algumas questões podem ser resolvidas facilmente com uma pessoa em específica, não precisando parar todo o time.  

2. Liste tudo o que precisa ser resolvido na reunião

Aqui é o momento de visualizar tudo aquilo que precisa ser resolvido nessa reunião, dessa forma, você pode até mesmo discutir várias questões relacionadas e poupar tempo futuro.   Nem sempre uma reunião será o suficiente para que todas as questões sejam solucionadas, dessa forma, defina uma segunda rodada e assim, separe por setores.  

3. Defina um planejamento dos tópicos

Se são vários tópicos que serão discutidos, vale a pena que trace um script que tenha um storytelling entre todas as questões, facilitando assim com que todas elas sejam destacadas e solucionadas.   Lembre-se de tentar resolver todos os pontos que estão pendentes, do contrário, só terá retrabalho em seu time e tempo perdido de cada indivíduo.  

4. Garanta um espaço para retirada de dúvidas 

Outro ponto que por vezes pode passar despercebido é sobre deixar alguns minutos finais para que dúvidas sejam solucionadas.   Se sua equipe costuma ser bastante participativa e gosta de trazer muitas ideais, calcule o tempo esperado e esteja sempre direcionando e evitando divagações, o que pode gerar perda de tempo.  

5. Convide os participantes e agende a reunião

É primordial que você convide os participantes que precisam participar dessa call, seja de forma online ou física, envie os convites para os e-mails designados.   Do contrário, você não poderá "cobrar" no caso de alguém não aparecer no horário ou local esperado.  

6. Defina um responsável pela ata de reunião

É preciso definir com que uma pessoa seja a responsável pela ata da reunião, dessa maneira, você poderá discorrer e conduzir o tema definido, enquanto alguém estará apto a detalhar tudo o que for necessário.  

7. Conduza a reunião conforme o planejamento

Procure conduzir a reunião conforme o que foi acordado, não desviando do assunto ou permitindo com que divagações aconteçam.   No caso de alguma das opções citadas anteriores, é seu dever como líder direcionar para o tema principal ou até mesmo marcar outra agenda para que novas questões sejam discutidas.  

8. Revise os planos de ações ao final da reunião

Depois que a reunião foi feita com todas as pessoas, as pautas foram discutidas e assim as questões levantadas com soluções e sugestões, é o momento de revisar tudo o que foi dito.   Assim, você poderá traçar novos planos de acordo com o que foi levantado, revisar processos e implementar melhorias dentro da empresa!  

9. Compartilhe a ata da reunião com os participantes

Por fim, depois de todos os processos anteriores, é o momento de você compartilhar com todos os envolvidos a ata da reunião, com todas as informações e questões que foram levantadas.   Ao fornecer o acesso para todos os colaboradores, você estará trabalhando no engajamento da equipe e principalmente abrindo mais oportunidades de ideias e sugestões.   Uma equipe que é ouvida, se sente valorizada e estará sempre trabalhando para ir além do que já está sendo produzido, alcançando resultados e metas traçadas.  

Como fazer um modelo de pauta de reunião?

Quer criar um modelo de pauta de reunião próprio de sua empresa? Confira abaixo algumas dicas para padronizar essa ação em sua companhia:

• Estabeleça os dias em que serão efetuadas as reuniões;
• Nomeie quais serão os temas abordados;
• Convide as pessoas que devem estar envolvidas;
• Especifique data, local e demais detalhes primordiais para o andamento;
• Seja pontual e permita com que as outras pessoas exponham a opinião;
• Tenha alguém responsável por anotar todos os detalhes na ata;
• Revise o material e deixe disponível para que todos possam tem acesso;
• Aplique as sugestões citadas nos processos e na empresa.

Confira abaixo mais 3 dicas únicas para ter reuniões cada vez mais produtivas dentro de sua empresa e veja os resultados únicos e positivos. 
 

 

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