Como delegar tarefas do jeito certo

Tempo de leitura: 6 minutos

Líderes precisam saber como delegar tarefas do jeito certo. É a delegação que vai tirar o dono de empresa do operacional e colocá-lo em seu verdadeiro lugar: o estratégico. Continue lendo e aprenda o passo a passo para delegar tarefas de forma eficaz e o que você não deve fazer na hora da delegação.  

 

A importância de delegar tarefas

É comum que donos de pequenas e médias empresas acreditem que ninguém é capaz de realizar determinada tarefa tão bem quanto eles. E isso é muito perigoso.

Uma pesquisa da Harvard Business Review revelou que profissionais passam 41% do tempo em atividades que poderiam ser delegadas para outras pessoas, impactando diretamente em sua produtividade diária.

Além de sobrecarregar o empresário, não delegar tarefas também tem um impacto negativo nos colaboradores da empresa. Porque o funcionário espera realizar demandas que permitam seu desenvolvimento e crescimento profissional.

Mas aprender como delegar tarefas é importante para o dono de pequena e média empresa por uma razão ainda mais simples: se você está trabalhando para fazer sua empresa funcionar, quem está trabalhando para fazê-la crescer?

 

Aprenda como delegar tarefas de forma eficaz

A seguir, confira o passo a passo de como delegar tarefas de forma eficaz. Abaixo você também encontra o episódio 36 do Podcast Empresa Autogerenciável, onde Marcelo Germano fala sobre os perigos de ser um dono de empresa centralizador:  

 

 

1. Saiba para quem delegar

Em primeiro lugar, observe o seu time e entenda quais são os pontos fortes e os pontos fracos de cada um. Escolher uma pessoa para realizar uma atividade específica não é uma tarefa fácil, por isso você precisa conhecer seus colaboradores e identificar os comportamentos e habilidades que está procurando.

 

Saiba para quem delegar a tarefa

 

2. Oriente o colaborador

Depois que você escolheu a pessoa certa, é hora de ensinar tudo que sabe sobre a tarefa a ser realizada. Por essa razão é tão importante manter os processos de todos os setores documentados e atualizados.

Todas as informações necessárias para a execução da tarefa devem ser passadas de forma clara ao colaborador encarregado. Isso pode até parecer óbvio, mas a pesquisa “State of the American Workplace Report”, da consultoria Gallup, mostra que 40% dos funcionários não compreendem o que se espera deles no trabalho.

 

3. Preveja desafios

Lembre-se que cada pessoa tem um ritmo de aprendizado e adaptação. É perfeitamente normal que o colaborador fique inseguro sobre a nova demanda nos primeiros dias.

Faz parte do seu papel de líder antecipar quais desafios o funcionário pode enfrentar e entender o que você pode fazer para ajudá-lo.

 

Preveja os desafios que o colaborador pode enfrentar

 

4. Acompanhe o processo

Delegar uma tarefa não significa se esquecer da existência dela.

Você deve acompanhar cada passo do processo, principalmente no começo. Isso significa observar, avaliar, ficar por perto e verificar se o colaborador está mesmo apto para realizar a função, além de estar disponível para responder eventuais perguntas que podem aparecer.

 

5. Aplique o feedback

A parte mais importante é manter o funcionário ciente de que está ou não fazendo um bom trabalho. Para isso, utilize a ferramenta mais poderosa da liderança: o feedback.

Mas não esqueça que o feedback não é apenas construtivo. Se o colaborador está realizando a função perfeitamente, reconheça ele com um feedback positivo.

Além disso, você pode aproveitar o momento do feedback para alinhar as expectativas dele em relação a empresa e também as da empresa em relação ao trabalho dele.

 

Exemplo de delegação de tarefas na empresa

Vamos supor que contratei meu primeiro vendedor. Antes quem fazia as vendas era eu, mas agora é meu dever ensinar essa pessoa a realizar as vendas na minha empresa.

Nos primeiros dias, posso ficar por perto, preparado para tirar qualquer dúvida sobre o trabalho. Depois, fico observando de longe e acompanhando o vendedor enquanto ele se habitua ao serviço.

Assim, no período de duas semanas, posso chama-lo para conversar e passar um feedback, alinhando as expectativas da empresa e fazendo observações sobre como está o trabalho dele até o momento.

 

Ferramentas para gestão de tarefas

Você pode optar por uma ferramenta que facilite a gestão de tarefas no dia a dia, tanto em atividades pontuais quanto em projetos de longo prazo.

 

Trello: Plataforma de gerenciamento de projetos pessoais e profissionais.
Asana: Foco em ajudar equipes a organizar, acompanhar e gerenciar projetos.
Proj4me: Sistema para gerenciamento de projetos, tarefas e equipes.
Runrunit: Ferramenta de gestão de processos e projetos.
Todoist: Organizadora de tarefas pessoais e profissionais.

Ferramentas de gestão de tarefas facilitam a delegação

 

Como delegar tarefas que não sei fazer?

Você não precisa saber realizar todas as tarefas da sua empresa. Mas é essencial que você saiba delegar, até mesmo as demandas que você não sabe como fazer.

No episódio 9 do Podcast Empresa Autogerenciável, Marcelo Germano e seu time falam sobre esse assunto. Confira abaixo:

 

Uma das grandes preocupações dos empresários é a seguinte: como vou contratar alguém para realizar uma tarefa que nem eu sei fazer?

Em primeiro lugar, não invente a roda. Para entender melhor sobre uma demanda ou área específica, pesquise como outras empresas tratam essa demanda ou área. E então, faça benchmarkings.

Benchmarking nada mais é do que uma visita técnica, que pode ser feita tanto presencialmente quanto online. É o que permite que você aprenda as boas práticas de mercado e adapte para o seu negócio.

 

O que não fazer ao delegar tarefas

Existem erros frequentes que donas e donos de pequenas e médias empresas cometem na hora de delegar atividades. Confira o Marcelo Germano falando sobre alguns desses erros no vídeo abaixo:

 

 

1. Delargar ao invés de delegar

Não acompanhar o progresso do colaborador com a tarefa é ato sério de negligência. A palavra delargar foi inventada justamente para nomear essa situação: quando o líder acredita que está “delegando” uma tarefa para o colaborador, mas acaba largando uma demanda no colo de alguém despreparado.

Delargar significa empurrar uma atividade para alguém e não se dar ao trabalho de verificar se a pessoa está conseguindo executar a tarefa.

 

2. Fazer microgerenciamento

Ao contrário de delargar, microgerenciar significa acompanhar tão de perto o que está sendo feito que o colaborador acaba perdendo a confiança em seu próprio trabalho.

Junto com a delegação, vem a confiança que seu funcionário está suficientemente capacitado para executar aquela demanda.

 

3.  Não dar feedback

Outro erro que vai colocar em risco a saúde da sua empresa: não dar feedback aos colaboradores. Qualquer pessoa que esteja executando uma tarefa quer saber como está se saindo. Você, como líder, deve avaliar e fazer alinhamento com o funcionário, para que ele saiba se está ou não no caminho certo.

Lembre-se: não dar feedback é roubar o direito de alguém de melhorar em seu trabalho.

 

Delegar tarefas é diferente de transferir responsabilidade?

Sim.

Quando você delega uma tarefa, você está permitindo que a outra pessoa realize a demanda da maneira dela. Mas a responsabilidade pela tarefa em si continua sendo sua.

E essa é a grande diferença entre delegar e delargar: quem delega uma tarefa explica, acompanha e dá feedback. Quem delarga uma demanda simplesmente transfere toda a responsabilidade para outra pessoa e ainda procura por culpados quando o resultado não é atingido.

Por isso, lembre-se: você deve delegar a tarefa, não a responsabilidade.

 

Delegar tarefa não é transferir responsabilidade

 

Delegação como uma ferramenta para uma equipe autogerenciável

Se você é um dono de empresa centralizador, que acredita que ninguém vai executar uma demanda tão bem quanto você, nunca terá uma equipe autogerenciável.

A equipe autogerenciável precisa ter autonomia para fazer a empresa funcionar sem a presença constante do dono. É por isso que aprender a delegar da maneira correta é essencial.

Pense sobre isso: você está se sentindo sobrecarregado com a sua empresa? Se a resposta for sim, você precisa entender que isso foi uma escolha sua.

Os empresários ficam sobrecarregados porque não sabem delegar tarefas. Dessa maneira, todas as atividades operacionais ficam centralizadas em uma pessoa só. Você, como dono da empresa, não deveria estar trabalhando para fazer seu negócio funcionar.

Porque se você se dedica tanto para fazer a sua empresa funcionar, quem está trabalhando para fazê-la crescer?

 

Pessoas que aprenderam a delegar e saíram do caos

Confira abaixo os depoimentos de dois Comandantes que participaram do Programa EAG e acabaram com o caos nas suas empresas, porque aprenderam a delegar da maneira correta:

 

Helder Carvalho – Depois de muito tempo no trabalho operacional da empresa porque não sabia como delegar tarefas, esse Comandante fez o Programa EAG e agora está vendo seu negócio crescer!

 

 

Raul Capanema – Antes do Programa EAG, ele tinha uma rotina tão tumultuada que já estava perdendo as esperanças. Atualmente, consegue chegar na empresa mais tarde e só acompanha os processos, porque aprendeu a delegar e a empresa não depende mais dele para funcionar.

 

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