Fluxo de caixa: o que é e como fazer na sua empresa usando uma planilha do Excel

Tempo de leitura: 7 minutos

Se você ainda anota tudo o que entra e sai do caixa da empresa num caderninho, saiba que tem formas mais eficientes de fazer o fluxo de caixa. Esse relatório é um documento que serve como um raio x para as finanças empresariais. Quando bem feito, somente de bater o olho é possível averiguar se a empresa está saudável e adiantar algumas ações para prevenção de problemas financeiros.

 

Entretanto, o fluxo de caixa não é um hábito na vida da maioria dos empresários. Segundo dados do Sebrae, somente 10% dos empreendedores brasileiros controlam as receitas e as despesas da empresa e 15% planeja as finanças da empresa para os próximos 6 meses.

 

Muitos dos empreendedores que não fazem fluxo de caixa têm crenças limitantes em relação à matemática e as finanças. Acreditam que não são bons com números, ou que essa é a parte “chata” do negócio. Entretanto, isso não é verdade. Não é preciso saber finanças ou economia para fazer e analisar relatórios de contabilidade.

 

Então, se você ainda não sabe o que é um fluxo de caixa, aproveite a oportunidade de aprender como ele funciona e como fazer para profissionalizar a gestão fim aneira do seu negócio.

 

O que é fluxo de caixa?

O que é o fluxo de caixa | Fonte: Sebrae

O fluxo de caixa é uma ferramenta que permite controlar e projetar entradas de recursos. Por meio do relatório é possível saber quais foram todas as despesas e entradas de dinheiro de uma empresa num determinado período de temo.

 

Nas palavras do Marcelo Germano:

 

O fluxo de caixa é como o dinheiro se comporta na sua empresa.

Antigamente, quando o dinheiro ainda era somente físico, este controle era feito por meio de uma caixa registradora, como aquelas dos super-mercados. Por isso, o nome desta atividade financeira ficou conhecida como fluxo de caixa. Mas, o controle serve para todos os valores que entram e sai das contas da empresa, seja por meio do caixa ou não.

 

Conforme explica a Caixa Econômica, o fluxo de caixa deverá registrar:

 

Pagamentos recebimentos: vendas à vista e a prazo, retorno de investimentos, vendas de equipamentos, entre outros tipos de entradas;
Pagamentos previstos: vendas fechadas e ainda não pagas e todo o dinheiro previsto para receber nos próximos dias ou meses;
Despesas: folha de pagamento dos funcionários, custos com ferramentas, luz, internet e qualquer outro tipo de saída de dinheiro da empresa,

 

Porque gerenciar o caixa é importante?

Fazer o controle do caixa é importante para ter previsibilidade das contas da empresa e mais agilidade na tomada de decisões. Com um gerenciamento bem-feito é possível saber:

 

Histórico de entradas de dinheiro do caixa;
Histórico de saídas de dinheiro do caixa;
Quando a empresa terá ou não dinheiro no caixa.

 

Quando o empreendedor sabe qual o dia que vai ter dinheiro, poderá criar uma meta para organizar as finanças da empresa.

 

Se você sabe que no dia 20 não vai ter dinheiro no caixa, mas a data coincide com o pagamento de um fornecedor, então poderá criar um plano de ação para conseguir esse dinheiro até o dia 20. Ou seja, o fluxo de caixa pode salvar a empresa em tempos de crise!

 

Como fazer fluxo de caixa 

Esse passo a passo é comentado em detalhes pelo Marcelo Germano no podcast abaixo sobre como gerenciar o caixa. Escute o episódio para não perder nenhuma dica valiosa. Se não tem tempo agora, faça o download ou salve o link deste podcast que também está disponível no YouTube para poder escutar depois.

 

Registre todas as movimentações numa planilha do Excel

 

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Edite a planilha no excel ou no Google Planilhas incluindo todas as movimentações de receitas e despesas de dinheiro da empresa
Todos os dias a movimentação precisa ser anotada, independente do valor

 

Categorize cada tipo de operação

 

Categorize as movimentações em categorias
Cada categoria deverá exemplificar a origem daquele gasto ou despesa. Por exemplo: fornecedores, vendas, operação

Analise e faça projeções

 

Analise o comportamento do caixa e faça projeções para o futuro. Por exemplo, são informações importantes: dia que faltará dinheiro no caixa, dias com maior movimentação de caixa, aumento de despesas acima da meta, etc;
Use um gerenciador financeiro para criar análises automáticas e personalizadas que facilitem o acompanhamento dos principais indicadores;
Confira aqui no blog mais dicas de como analisar o fluxo de caixa.

Como fazer projeções do fluxo de caixa?

A análise da movimentação financeira vai exigir que você saiba projetar o fluxo de caixa no futuro, ou seja, prever despesas, entradas para criar planos de ações eficazes, que ajudem a manter as contas da empresa em dia. Siga este passo a passo para fazer projeções:

 

Defina o intervalo de tempo que quer analisar;
 Busque as informações dos pagamentos e recebimentos;
Confira o prazo médio de recebimento de todos os pagamentos;
Confira os prazos médios de todos os gastos e faça uma previsão dos pagamentos;
Diminua o total a receber pelo total de despesas no período. O resultado será a projeção de caixa para o período selecionado.

Tipos de fluxo de caixa

Os tipos de fluxos de caixas são formas diferentes de fazer a análise de como o dinheiro se comporta numa empresa. A partir destes diferentes relatórios é possível fazer filtros que facilitam a visualização de um determinado acontecimento que quer ser analisado.

 

Fluxo de caixa direto (FCD)

É uma análise de todos os pagamentos e entradas de dinheiro no caixa da empresa, independente da classificação: fornecedores, clientes, impostos, etc. Este é o relatório que permitirá saber se a emrpesa está com problemas de caixa e se precisará fazer a redução de despesas para evitar o endividamento.

 

Fluxo de caixa indireto (FCI)

Analisa variações no caixa da empresa e tem como objetivo saber se tem períodos de alta e baixa no caixa, identificando padrões. Para fazer isso, é feito uma conferência das movimentações líquidas de lucro e prejuízos do DRE (Demonstração do Resultado do Exercício).

 

Fluxo de caixa projetado (FCP)

Busca checar se houve distorções nos pagamentos e recebimentos de contas. É bem útil quando a empresa percebe variações no controle do caixa.

Fluxo de caixa livre (FCL)

É um filtro que permite visualizar o total de dinheiro disponível após a quitação de todas as despesas previstas. Ele é considerado o saldo atual da empresa.

 

Fluxo de caixa descontado (FCD)

Cálculo que permite saber quanto dinheiro ela pode gerar no futuro, considerando todos os ativos, investimentos e pagamentos a receber.

 

Fluxo de caixa operacional (FCO)

Considera somente as movimentações financeiras relativas às operações da empresa, podendo fazer filtros por setores.

 

Tenho medo de ser roubado na empresa

Primeiramente, saiba que não se deve colocar pessoas de confiança em cargos administrativos, mas sim pessoas competentes.

 

A pessoa que é competente é aquela que irá seguir o processo financeiro que você vai estabelecer na sua empresa. Assim, saberá como cobrar esse alguém e saber se tudo está funcionando corretamente. Por isso, em nenhuma hipótese, o dono do negócio pode deixar de entender os relatórios e checá-los.

 

Quando sentir medo de ser roubado ou quando for estruturar a gestão financeira do seu negócio, lembre-se desta frase do Marcelo Germano:

O verbo não é confiar, é conferir.

Se você tem um processo bem feito, pessoas competentes e faz a checagem das informações, não precisa ter medo de ser roubado. Porque se você for, descobrirá rapidamente e poderá tomar as medidas plausíveis.

 

Qual a diferença entre DRE e fluxo de caixa?

O DRE mostra qual é o lucro da sua empresa, enquanto o fluxo de caixa vai mostrar o detalhe da movimentação de dinheiro da empresa. Ambos os relatórios são importantes e complementares.

 

Caso mesmo após a explicação do Marcelo Germano ainda tenha ficado com dúvidas, confira o vídeo a seguir que te ajudará a entender os indicadores de uma análise financeira. Com ele, você entenderá em mais detalhes como o fluxo de caixa é indispensável para calcular o lucro de um negócio, mas que, também não serve somente para isso.

Como fazer uma gestão financeira profissional em 3 passos

A gestão financeira profissinoal é um dos pilares para construir uma empresa de sucesso, ou seja, uma empresa autogerenciável. Portanto, aprender como fazer o fluxo de caixa não é o suficiente para ter as contas empresariais em dia. Além disso, é preciso adotar estes 3 passos:

 

1. Tecnologia

Fazer o fluxo de caixa no caderno é um processo amador. Empresas com grande volume de vendas ou que profissionalizam a gestão financeira usa uma planilha do excel e/ou um gerenciador financeiro.

 

A planilha irá fazer o controle simples de receitas e despesas, facilitando a gestão no dia a dia. Já o gerenciador financeiro irá organizar essas informações para produzir relatórios automatizados.

 

Dependendo do programa escolhido, há gerenciadores que informam os melhores dias para vendas, compras e ajudam o gestor a tomar decisões rápidas.

 

Algumas sugestões de gerenciadores financeiros são:

 

Conta Azul
Omie
Exact Sales
Nibo.

2. Pessoas 

As pessoas são quem vão executar os processos financeiros. Quem está nesta posição, terá como função atualizar a planilha com os gastos, receitas, despesas, fazer previsões e relatórios que ajudem os  líderes a tomar decisões de forma mais ágil e eficaz. Nesta etapa é importante que saiba como fazer um bom processo de contratação.

 

3. Processos

Na gestão financeira de uma empresa existem processos que precisam ser executados todos os dias além do controle de caixa, como:

 

Conciliação bancária;
Sangria do caixa;
Pagamentos e envios de notas fiscais;

Para que os processos financeiros da empresa sejam respeitados é altamente recomendado que o empresário estude finança e aumente suas habilidades em administração. Por isso, aqui na Empresa Autogerenciável temos uma categoria do Blog específica para conteídos de gestão finaneira. Navegue e aprenda gratuitamente!

 

Caso a sua empresa esteja um caos financeiro, então o Programa EAG vai poder te ajudar. Com ele, você aprenderá os 6 pilares necessários para manter sua empresa estruturada e saudável. Se essa é a ajuda que você precisa, inscre-vase no Programa EAG neste formulário e aguarde o contato de nossa equipe!

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