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Para uma empresa, melhorar a produtividade dos colaboradores e ter mais resultados são questões de grande importância. Mas as reuniões improdutivas podem ser grandes vilãs nesse cenário.
Na sua empresa, você percebe que as pessoas marcam reuniões por qualquer motivo e que muitas delas poderiam ter sido um simples e-mail? Pois é, essa é uma sensação comum no meio corporativo.
Por isso é importante encontrar estratégias para acabar com as reuniões improdutivas e evitar que suas equipes percam tempo. Para saber como, confira as dicas que trouxemos neste conteúdo e entenda melhor o assunto.
O que é uma reunião improdutiva?
Se uma reunião não tem uma pauta clara e definida para que cada colaborador saiba o que deve entregar, a tendência é que ela seja improdutiva.
Além disso, muitas reuniões começam sem que os participantes tenham tido conhecimento prévio do objetivo. Esse é um erro grave, que torna o momento improdutivo e faz com que o tempo empregado na reunião seja desperdiçado.
Isso porque, quando se define qual será a pauta e quais questões deverão ser abordadas na reunião, esses tópicos podem ser enviados com antecedência aos participantes. A partir disso, eles conseguem se preparar e elaborar ideias que, de fato, sejam proveitosas.
Caso contrário, a maioria das exposições serão vagas e ineficientes. Pois, por melhor que seja um profissional, ele precisa de informações, contexto e dados para compreender o problema e elaborar soluções.
Impactos negativos causados por uma reunião improdutiva
Um dos principais impactos negativos de uma reunião improdutiva é o desperdício de recursos.
Primeiramente, se uma reunião não é eficiente, ela terá ocupado o tempo dos participantes em vão. Isso vai impactar o rendimento individual e da equipe, já que cada profissional teve que parar suas atividades para ir ao encontro.
O que significa, portanto, queda na produtividade. E se os colaboradores forem menos produtivos e as metas da empresa forem reduzidas, consequentemente, os lucros obtidos serão menores.
Esse raciocínio pode ser mais difícil de ser feito pensando isoladamente em uma ou outra reunião. Porém, se reuniões improdutivas tornam-se uma prática comum na empresa, o prejuízo é maior.
Como evitar reuniões improdutivas?
Há formas de evitar que sua empresa seja uma fábrica de reuniões improdutivas. Pensando nisso, reunimos 4 dicas a seguir para te auxiliar nessa tarefa:
1. Faça uma lista de reuniões importantes
A primeira dica é definir uma lista com as reuniões consideradas importantes para o negócio. Nessa lista, devem estar aquelas nas quais decisões precisam ser tomadas.
Como exemplo, reuniões para definir um novo projeto ou para direções estratégias para equipes – ou para a empresa como um todo. Essas devem acontecer, pois não há como tomar decisões de risco por e-mail. Reuniões de brainstorming e de início de projetos também são fundamentais.
Na lista, também inclua reuniões que servem para construir e fortalecer laços entre os membros da equipe. O networking também tem um papel crucial para o bom andamento de um negócio.
Por outro lado, reuniões com objetivo de atualizar projetos são as que mais devem ser evitadas. Isso pode ser realizado perfeitamente por e-mail, gastando 10% do tempo.
2. Dificulte o agendamento
Outra dica é dificultar o agendamento das reuniões. Se várias pessoas tiverem autorização para agendar reuniões, e a agenda de todos os colaboradores for pública, fica muito mais fácil marcar uma reunião improdutiva e convidar pessoas que nem precisariam participar.
Assim, tirar o acesso público das agendas pode ser uma boa estratégia. Com isso, todos pensarão duas vezes antes de agendar uma reunião, já que terão mais trabalho para agendá-la.
Veja também: Como fazer reuniões produtivas em uma empresa familiar
3. Sugira opções mais flexíveis do que reuniões
Quando uma reunião for marcada, mas você achar que ela não será produtiva, sugira outras opções. Essa é uma forma educativa de dizer que a reunião não é necessária.
Então busque formas de comunicar à equipe o que seria tratado na reunião. Por exemplo, pergunte ao organizador se o assunto não pode ser tratado em um telefonema ou em um e-mail, economizando o tempo de todos os envolvidos.
4. Tenha diálogo aberto com a equipe
Por fim, ter um diálogo aberto com a equipe é importante para evitar as reuniões intermináveis e improdutivas.
O líder deve conscientizar todos de como o tempo da equipe é valioso, por esse motivo as reuniões devem ser agendadas com responsabilidade.
Além disso, deve transmitir aos colaboradores que eles mesmos podem indicar que não participarão de uma reunião quando perceberem que não terão contribuição para a pauta.
Ou seja, é importante que eles tenham essa autonomia e saibam que podem dizer: “Vi que você me convidou para determinada reunião, mas será que realmente minha presença é imprescindível?” ou “Estou trabalhando em um prazo apertado, você poderia me atualizar por e-mail?”.
Criar essa cultura na equipe fará com que o tempo de cada colaborador seja mais valorizado, evitando que a produtividade seja prejudicada.
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A improdutividade decorrente do excesso de reuniões é um problema em que todos os colaboradores devem trabalhar, não apenas você. Porém você precisa direcionar a equipe.
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